O ASO do prestador venceu e ninguém foi avisado
O documento que tem prazo fica ligado à autorização do prestador, que é suspensa quando a validade passa
Ver o controle documental
QUANDO A DOCUMENTAÇÃO É CONFERIDA
O QUE O REGISTRO DE CADA DOCUMENTO GUARDA
CHECADOS DE NOVO NA EMISSÃO DA PT
O que se exige e de onde vem essa exigência
O subitem 1.5.8.1 da NR-1 manda o PGR da contratante incluir as medidas de prevenção para as contratadas que atuam nas suas dependências ou em local previsto em contrato, com a alternativa de adotar os programas delas. Nenhum outro dispositivo da norma trata das contratadas.
A lista de documentos que uma operação exige tem origem no contrato, na política interna e nas normas específicas da atividade, o que faz cada cliente chegar com a própria lista. O ASO e os exames saem do PCMSO e os treinamentos exigidos dependem das NRs da atividade que o prestador vai executar.
O problema operacional aparece depois da entrega. O documento entregue na mobilização tem prazo de validade, que corre durante o contrato inteiro. A pendência costuma ficar invisível até alguém procurar por ela.
Do documento entregue à evidência de auditoria
O que entra como documento
Documento da empresa contratada, ASO e exames do trabalhador e comprovante dos treinamentos exigidos pela atividade chegam ao mesmo controle. A qualificação alcança empreiteiras, subcontratados e consultorias de SSMA, que respondem pelo mesmo conjunto de exigências.
A validade
Cada documento carrega um prazo de validade que liga o controle documental à autorização do prestador. Quando ASO ou treinamento vence, a autorização de acesso daquele prestador é suspensa e a permissão de trabalho dele deixa de ser emitida.
A conferência
A conferência acontece na liberação de acesso do prestador e de novo na emissão da permissão de trabalho, quando ASO vigente, NRs aplicáveis, treinamentos concluídos e vínculo do terceiro são checados no ato. A emissão fica bloqueada enquanto algum requisito estiver pendente.
A evidência
O registro de cada documento guarda autor, data e anexo. A contratante apresenta essa trilha quando a fiscalização pede o histórico de uma contratada.
O percurso de um documento
Da entrega feita na mobilização até a evidência guardada
Entrega
Na mobilizaçãoA documentação da empresa e a de cada trabalhador entram na qualificação, junto com ASO, exames e comprovante de treinamento.
Conferência
Antes da liberaçãoCada documento é checado contra o que aquela função e aquela atividade exigem, com o resultado ligado ao prestador.
Prazo em curso
Validade acompanhadaA data de validade acompanha o documento durante o contrato inteiro. O alerta de vencimento avisa antes de o prazo terminar.
Evidência guardada
Autor, data e anexoO histórico da contratada fica disponível para a fiscalização a qualquer momento do contrato.
O que o controle documental exige do sistema
Requisitos que aparecem quando o número de contratadas cresce
Exigência rastreável
O conjunto de exigências definido para cada tipo de empresa, função ou atividade é aplicado com o mesmo rastro, seja empreiteira, subcontratada ou consultoria de SSMA.
Vínculo rastreável
O crachá digital registra a que empresa cada prestador está ligado, com a rastreabilidade do vínculo preservada.
Documento com quem usa
O prestador consulta ASO, treinamentos e crachá pelo aplicativo, sem depender de pedir cópia para a contratante.
Evidência vinculada
Cada documento fica ligado à contratada e ao trabalhador a que pertence, o que permite chegar à evidência pela empresa ou pela pessoa.
Onde seguir
O documento é uma das camadas do controle de terceiros; as outras têm página própria
Gestão de terceiros
A mobilização completa: empresa, trabalhador, requisito e autorização, com o lugar que o documento ocupa dentro dela.
Requisitos e autorizações
Quem pode entrar e executar cada atividade, com o documento válido entrando como insumo do requisito.
Software de gestão de terceiros
Cadastro de empresa e equipe, workflow de aprovação, alerta de vencimento e permissão, para quem já definiu o processo.
Gestão de SST
A rotina de segurança da contratante, que recebe a pendência documental da contratada como risco próprio.
Perguntas frequentes
Veja o controle documental na sua operação
Uma conversa com especialista sobre a lista de documentos que a sua operação exige e o que acontece quando um deles vence