Controle de documentos de terceiros: validade e acesso
Centralize ASO, treinamentos e outros documentos, acompanhe vencimentos e bloqueie o acesso quando houver pendências
Ver o controle documental
DOCUMENTOS CONFERIDOS ANTES DA LIBERAÇÃO
AUTOR, DATA E ALTERAÇÕES REGISTRADOS
CONFERIDOS ANTES DA PERMISSÃO DE TRABALHO
Quais documentos a empresa precisa controlar
A empresa contratante precisa acompanhar os requisitos de saúde e segurança das empresas e dos trabalhadores que atuam na sua operação. O subitem 1.5.8.1 da NR-1 manda o PGR da contratante incluir as medidas de prevenção para as contratadas que atuam nas suas dependências ou em local previsto em contrato, com a alternativa de adotar os programas delas.
Os documentos exigidos variam conforme a atividade, a função e os riscos envolvidos. ASO, treinamentos obrigatórios e comprovantes específicos podem fazer parte desse controle. A norma não nomeia nenhum deles: a lista sai do contrato, da política interna e das NRs da atividade, e o ASO e os exames vêm do PCMSO.
O problema costuma aparecer com o tempo. Um documento entregue na mobilização pode vencer durante o contrato. Por isso, além de receber o arquivo, é preciso acompanhar a validade e saber quando uma pendência deve suspender o acesso ou uma autorização.
Conteúdo revisado em 22/09/2026
Do envio do documento até o vencimento
O que pode entrar no controle
O controle pode reunir documentos da empresa contratada e dos trabalhadores, como ASO, exames, treinamentos, certificados e outros comprovantes exigidos para a atividade. A qualificação alcança empreiteiras, subcontratadas e consultorias de SSMA.
Acompanhe os vencimentos
Cada documento com prazo precisa ter a validade registrada. Assim, a equipe consegue receber alertas antes do vencimento e evitar que uma pendência seja descoberta apenas na portaria ou no início da atividade.
Confira antes de liberar
Os documentos podem ser conferidos na liberação de acesso e novamente antes de uma Permissão de Trabalho, junto com as NRs aplicáveis e o vínculo do terceiro. Se um requisito obrigatório estiver vencido ou ausente, a autorização pode ser bloqueada.
Guarde o histórico
Cada documento pode manter autor, data, anexo e alterações registradas. Assim, a equipe consegue consultar depois o que foi entregue, aprovado, vencido ou substituído.
Como o documento é tratado na MetaHuman
Do envio inicial ao acompanhamento da validade e do histórico
Documento enviado
Na mobilizaçãoA empresa contratada e seus trabalhadores enviam os documentos exigidos para a mobilização.
Documento conferido
Antes da liberaçãoO documento é comparado com os requisitos definidos para a função, o contrato ou a atividade.
Validade acompanhada
Alerta antes do vencimentoA plataforma acompanha a validade e pode avisar antes que o documento vença.
Histórico disponível
Autor, data e anexoAutor, data, anexos e mudanças ficam registrados para consulta durante todo o contrato.
O que um bom controle documental precisa ter
O controle precisa continuar simples mesmo com muitas empresas, trabalhadores e documentos
Requisitos claros
Defina quais documentos cada empresa, função ou atividade precisa apresentar e aplique os mesmos critérios em toda a operação.
Vínculo identificado
Veja a qual empresa cada trabalhador está ligado e mantenha esse vínculo registrado.
Documento acessível
O trabalhador pode consultar documentos, autorizações e pendências sem depender de planilhas ou trocas de e-mail.
Documento vinculado
Cada arquivo fica ligado à empresa ou ao trabalhador correspondente para facilitar buscas e auditorias.
Veja outros processos da gestão de terceiros
Entenda como documentos se conectam a requisitos, autorizações e à gestão de SST
Gestão de Terceiros
Veja como empresas, trabalhadores, documentos e acessos ficam organizados no mesmo processo.
Requisitos e autorizações
Veja como os documentos válidos entram na decisão de quem pode acessar a área ou executar uma atividade.
Software de gestão de terceiros
Veja como organizar cadastro, documentos, aprovações, alertas e bloqueios em uma única plataforma.
Gestão de SST
Veja como terceiros, inspeções, ocorrências e planos de ação se conectam à rotina de SST.
Perguntas frequentes
Veja como organizar documentos e vencimentos de terceiros
Veja como receber documentos, acompanhar prazos, bloquear pendências e manter o histórico organizado na MetaHuman